Privacy en Commmunication policy

Privacy en communicatie beleid in het Nederlands

Hoe wij aan uw gegevens komen:
Deze hebben wij in de loop der jaren verzameld, meestal aan de hand van informatie aanvragen online, uitwisseling visitekaartjes, contactmomenten op beurzen, gemaakte offertes, uitgevoerde opdrachten etc.

Onze privacy (en communicatie) beleid:
Privé gegevens welke door ons worden verzameld, zoals zakelijke contact gegevens van bedrijven en andere organisaties, zullen uitsluitend worden gebruikt met als doel in contact te kunnen blijven, liefst persoonlijk en op een relevante manier. Daarvoor proberen we zoveel mogelijk de namen met bijbehorende functie en zakelijke email adressen en telefoonnummers te verzamelen van relevante contactpersonen. We maken naar aanleiding van conversaties (bij voorbeeld afspraken, telefoongesprekken, e-mails) notities in ons systeem, zodat we later ook nog weten waar we het over hebben gehad.

We willen niet meer van u weten dan nodig en het gaat ons uitsluitend om uw zakelijke contactgegevens, wij leveren immers geen diensten aan particulieren. We wisselen door ons opgebouwde informatie niet uit met anderen, tenzij dat van rechtswege wordt afgedwongen. Alleen mensen die voor ons werken hebben toegang tot deze gegevens.

We sturen u zo nu en dan een e-mail met aankondigingen of uitnodigingen. In onze e-mails kunnen links staan waarvan we mogelijk kunnen zien of u deze hebt aangeklikt, met het oog op verbetering van de relevantie in de toekomst. U kunt u uiteraard altijd afmelden.

Wij zijn van mening dat het gaat om een 'gerechtvaardigd belang' dat wij voor het voortbestaan van ons bedrijf af en toe een (marketing) mailing sturen, hiervoor hebben we uiteraard uw zakelijk e-mail adres nodig en vinden we het netjes om u bij uw naam aan te spreken, zonder inbreuk te maken of te willen maken op uw privacy. Zakelijke telefoonnummers verzamelen we van u om u eventueel telefonisch te kunnen bereiken, vooral als u klant bent of wordt.

Alle opgebouwde informatie blijft onbeperkt elektronisch bewaard om bij toekomstige contacten terug te kunnen vinden welke afspraken en gesprekken er in het verleden zijn gemaakt.

Alle opgebouwde informatie wordt in 1 document bijgehouden. Dit document staat binnen ons bedrijf op 1 computer en er wordt een backup gehouden in een beveiligde cloud. In geval van een langdurig verblijf buiten kantoor zal een beveiligd exemplaar van dit document via encryptie op een beveiligende USB-stick worden meegenomen.

Wanneer het kantoor niet is bezet zal er geen verbinding zijn tussen het bedrijfsnetwerk en het internet.

Via mail is het altijd mogelijk om aan te geven dat u niet meer toestaat dat wij informatie over u in ons systeem hebben staan. Alle informatie die over u in de loop der tijd is verzameld zal worden verwijderd tenzij de informatie nodig is in toekomstige contacten.


Privacy en communicatie beleid in het Nederlands

How we receive your information:
All the information is collected during the years, mostly on basis of information requests, exchange of business cards, contact moment at trade fairs, made offers, executed offers etc.

Our privacy (and communication) policy:
Private data collected by us, such as business contact data from companies and other organizations, will only be used for the purpose of being able to stay in touch, preferably in a personal and relevant manner. For that purpose, we try to collect the names with relevant functions and business email addresses and telephone numbers from relevant contacts as much as possible. We make notes in our system as a result of conversations (eg appointments, phone calls, e-mails), so that we also know what we have been talking about later.

We do not want to know more about you than necessary and we are only concerned with your business contact information, because we do not provide services to private individuals. We do not exchange information that we have gathered with others, unless this is legally enforced. Only people who work for us have access to this data.

We will occasionally send you an e-mail with announcements or invitations. Our e-mails may contain links that we may see if you have clicked on them, with a view to improving their relevance in the future. You can always unsubscribe.

We believe that it is a 'legitimate interest' that we occasionally send a (marketing) mailing for the survival of our company, for this we obviously need your business e-mail address and we find it neat to you your name, without infringing or wanting to make your privacy. We collect business telephone numbers from you in order to reach you by telephone, especially if you are or will be a customer.

All accrued information remains electronically stored indefinitely in order to be able to find back in future contacts what agreements and conversations have been made in the past.

All accrued information is kept in 1 document. This document is on one computer within our company and there is a backup in a secure cloud. In case of a long stay outside the office, a secured copy of this document will be transferred to a secure USB stick via encryption.

When the office is not occupied, there will be no connection between the company network and the internet.

By mail it is always possible to indicate that you no longer allow us to have information about you in our system. All information collected about you in the course of time will be deleted unless the information is needed in future contacts.